Un 79 de las companias es incapaz de optimizar su entorno tecnologico por contar con sistemas heredados anticuados
El envejecimiento de los sistemas heredados de back office está impidiendo que el 79% de las compañías racionalicen totalmente sus procesos documentales críticos, según revela el nuevo estudio publicado el 16 de octubre por RICOH.
Según RICOH, lo anterior ocurre a pesar de que la mayoría de las organizaciones reconoce el poder transformador de las nuevas tecnologías para ser más ágiles en un mercado en continuo cambio y resalta el enfoque desconectado con respecto a la tecnología empresarial y a los procesos documentales críticos actualmente en toda Europa.
El estudio, la segunda parte del Índice de Gobierno Documental de RICOH 2012, revela que, mientras que las compañías europeas afirman que los nuevos dispositivos -como los smartphones y las tabletas- les ayudan a gestionar sus procesos documentales críticos, la mayoría no está en condiciones de optimizar su infraestructura tecnológica porque sus sistemas operativos principales no son compatibles y no están preparados. El estudio resalta como un 78% de los líderes empresariales confiesa caer en la tentación de adquirir la última tecnología aunque no haya alcanzado todavía la funcionalidad plena de la existente. Esto deja entrever una laguna entre las inversiones destinadas a la tecnología de front y back office, ya que se destinan más recursos en nuevas tecnologías a nivel de front office mientras que estos decaen en el área de back office. Este enfoque dispar en la gestión de los procesos podría implicar que los procesos documentales queden expuestos a cuellos de botella, duplicación de esfuerzos o riesgos de seguridad.
Si las compañías creen que las tabletas y los smartphones son las herramientas empresariales del futuro, o que serán sustituidos por la próxima ola de innovación, es evidente que el cambio impulsado por la tecnología continuará y que de ello obtendremos nuevas formas de trabajar y comunicarnos. Para las compañías, el reto es la planificación a largo plazo e invitar a todos y a cada uno de los individuos de la organización a emprender el mismo viaje al mismo tiempo. Esto implica la plena integración del front y back office, conectar a las personas con la información, y facilitar la colaboración y el intercambio de conocimientos de forma fluida a través de la organización”, afirmó David Mills, COO, RICOH Europe.
El estudio también ha revelado cierta confusión sobre el mejor método que las compañías pueden usar para beneficiarse plenamente de los servicios cloud. Mientras que un 70% de las organizaciones europeas está utilizando el cloud para facilitar el acceso móvil a los procesos documentales, solo un 50% cree que este sistema hace más fáciles sus procesos documentales. Esto pone de relieve la falta de planificación de aquellos líderes empresariales que invierten en el cloud sin tener las estructuras necesarias para garantizar las mejoras que se buscan. Esto también significa que muchas organizaciones no podrán beneficiarse de su cuota del aumento anual previsto de 160 000 millones de euros , que la Comisión Europea prevé que los servicios de cloud aportarán al PIB en la Unión Europea en 2020.
Mills concluyó: Las organizaciones europeas deben tomar medidas ahora para revisar su tecnología y sus procesos críticos simultáneamente para garantizar que trabajan con la máxima eficiencia. Es crucial tener un profundo conocimiento de cómo funcionan los procesos documentales incluyendo cómo fluye la información a través de los departamentos y cómo puede ayudar la tecnología a que esa información fluya mejor para comprender realmente los retos e identificar las soluciones. La innovación tecnológica se espera que continúe avanzando a un ritmo sin precedentes, de modo que las compañías tienen que actuar ahora si no quieren quedarse descolgadas de la competencia.”
El informe fue realizado por Coleman Parkes en nombre de RICOH, y ha sido elaborado a partir de 1075 entrevistas a ejecutivos de nivel C, consejeros y otros empleados en Europa. Esta es la segunda parte de una serie de informes sobre cómo las organizaciones vinculan sus procesos documentales críticos con la tecnología y los empleados para lograr una empresa realmente conectada.
El estudio está disponible aquí.
