No permita que BYOD obtenga lo mejor de su empresa
En los próximos años, los dispositivos móviles continuarán avanzando, volviéndose más rápidos y poderosos, mientras las innovaciones de tecnología y diseño continúan evolucionando.
Las ganancias en productividad asociadas con la movilidad son simplemente innegables. Estudios recientes han mostrado que los dispositivos móviles han extendido la jornada laboral de muchos empleados por aproximadamente dos horas.
Los empleados envían más emails, leen más documentos, visitan más páginas web y ven más video que antes, simplemente porque pueden. Naturalmente, los líderes de cada disciplina están buscando apalancar completamente la extensión de la jornada laboral para volverla más ágil y eficiente.
La mayoría de las empresas son tentadas a explorar el Bring Your Own Device (BYOD, por sus siglas en inglés), debido a su simplicidad implícita, hasta que comienzan realmente a evaluar la seguridad, el soporte al usuario final, la privacidad y el costo total de propiedad (TCO). Para evitar estos lapsos, las empresas deben considerar lo siguiente:
1. Modelos híbridos: Tradicionalmente, el más bajo y el más alto nivel de soporte se alcanzan en un modelo de responsabilidad corporativa, con las organizaciones asumiendo total responsabilidad del ecosistema móvil. El otro extremo del espectro, en términos tanto de costo como soporte, es el verdadero BYOD, donde los empleados seleccionan un dispositivo de su elección para entonces conectarse con los recursos de la empresa vía sincronización activa (active sync) o una plataforma de Gestión de Dispositivo Móvil (MDM). La mayoría de los empleados reciben tanto un salario mensual recurrente o son reembolsados por todos, o una porción, de sus gastos en movilidad. Como con varias otras cosas, las mejores prácticas son desarrolladas atrayendo fuerzas de los extremos. Escoja su propio dispositivo, Traiga el dispositivo adecuado y Propio del corporativo, implementado personalmente son opciones que sobrepasan las preocupaciones sobre soporte, seguridad y confiabilidad del BYOD, mientras se optimizan los gastos al crear una sociedad definida por políticas entre el usuario y la empresa. Cada uno de estos modelos utilizan un catálogo amplio, pero definido, de dispositivos soportados, sistemas operativos, servicios y aplicaciones.
2. Políticas y seguridad: Es crítico el establecer formalmente, y hacer que los usuarios finales acepten, una política que defina claramente los derechos de la organización y las responsabilidades de los empleados para asegurar los datos empresariales, el derecho a bloquear y borrar el dispositivo, los derechos de los empleados en relación con la privacidad (si hay) y una política de gastos clara que preste atención particular a las excepciones del proceso de reembolso o salario.
3. Soporte: Defina, y actualice con frecuencia, un portafolio de dispositivos y aplicaciones soportadas. Durante el proceso de hacer esas selecciones, considere cuidadosamente cómo mantendrá la productividad de los usuarios mientras la organización desarrolla una dependencia operacional en la movilidad. La selección de aplicaciones corporativas, y el consumo de datos asociado, deben ser considerados cuando se desarrollen las políticas de gastos.
4. Redes empresariales WiFi: Hoy en día, cada organización necesita tener redes WiFi seguras y fuertes en sus oficinas. Aún si su oficina cuenta con la red alámbrica más rápida y confiable, usted debe implementar el WiFi asegurándose que su cobertura se extienda a las áreas comunes como lobbies, cafeterías y los escritorios de los empleados. Muchas organizaciones prospectivas de movilidad obligan a los usuarios de redes empresariales a minimizar el uso de redes de operadores (carrier networks) y, finalmente, los gastos. Sólo porque la conexión por cable exista no significa que los empleados no usarán al mismo tiempo su computadora y sus dispositivos móviles. La gente utiliza sus teléfonos para revisar correos electrónicos entre juntas, durante la comida o donde sea que se encuentren. Hágalo más fácil para los empleados y menos costoso para la compañía asegurándose que no usen redes de operador mientras se encuentran en sus escritorios.
5. Establecer una política de roaming: El roaming internacional es el más grande riesgo financiero y de seguridad en la movilidad empresarial. Aún el uso no autorizado, y no tan frecuente, durante las vacaciones puede crear problemas que durarán un largo tiempo.
6. Monitoreo de gastos por abusos: Las organizaciones deben revisar las cuentas de gastos de movilidad cada mes para asegurar que los empleados no consumen cantidades no razonables de datos, voz o texto cuando se comparan con otros en un rol similar.
7. Aceptar la diversidad para un segundo, tercer o cuarto filtro: Permitir mejoras móviles para la productividad requiere de flexibilidad. Mientras que muchas organizaciones aún no han decidido incluir tabletas en su inventario de responsabilidad corporativa, cualquier intento de prevenir su uso es extremadamente falto de visión a futuro. Si un empleado escoge responder un correo electrónico a través de su tableta electrónica durante el intermedio del recital de su hijo e incurre los costos totales de servicio y equipo, todos ganan. Cada compañía necesita una política de cero reembolsos para atender estas situaciones.
8. Negociar acuerdos con operadores: Entre en negociaciones formales con su operador wireless preferido para crear programas que generen valor, y convenzan proactivamente a sus empleados para consolidar sus compras móviles. Esto simplificará el escenario de soporte y reduce gastos.
En los próximos años, los dispositivos móviles continuarán avanzando, volviéndose más rápidos y poderosos, mientras las innovaciones de tecnología y diseño continúan evolucionando. Entender esto, y tomar los pasos necesarios para adoptar sensiblemente las varias formas del BYOD en su organización, lo preparará a negociar los mejores planes, asegurar que las políticas de su empresa estén al día, y ayudarle a monitorear regularmente el uso y los cobros.
Estos pasos son cruciales para asegurar que su organización obtenga del BYOD algo más que simplemente una cuenta de gastos mayor.
Por Dimension Data
Ilustración: Dreamstime
